4H-gruppemøde den 8.2.2018
4H-gruppemøde i Søholm 4H, afholdt på Toftegaard.
Deltagere: Steen, Nina, Nikoline, Trine, Lene, Karen, Jette (ref)
Afbud: Mette, Ole. Fraværende: Emilie
Dagsordenen:
1. Formel konstituering, formand, kasserer
2. Budgetforslag 2018
3. Ny strategiske målsætninger
4. Tilslutning til fælles medlemsregistreringssystem
5. Årets aktiviteter og opgaver
6. Planlægning og arbejdsfordeling
7. Nedsættelse af arbejdsgrupper
8. evt
Nicoline blev valgt som ordstyrer og Jette som referent.
Ad.1. Formel konstituering.
Steen og Ole genvælges som hhv. formand og kasserer.
Ad.2. Budgetforslag 2018.
Steen gennemgår det foreløbige regnskab for 2017
og fremlægger budgetforslag for 2018. Der er et relativt stort
underskud sidste år, men heldigvis har vi fået omkring
34.000 kr. fra kommunens restfordeling, hvilket hjælper os
en del. Årsagen til underskuddet er blandt andet syge heste,
nedgang i parter og øgede omkostninger til afvikling af alle
typer hold og aktiviteter.
Ad.3. Ny strategiske målsætninger.
Der er nedsat et lille strategiudvalg (pt. Nicoline, Steen, Trine,
Frederik, Jette), der arbejder med Søholm 4H's mål
og værdier. Vi vil gerne lægge lagt mere vægt
på aktiviteter for unge, så vi ikke ender som en ”SFO
med dyr”. Der vil komme et oplæg fra strategiudvalget,
som skal godkendes i bestyrelsen. Steen opfordrer til at deltage
i strategiudvalget!
Ad.4. Tilslutning til fælles medlemsregistreringssystem.
Steen fortæller, at der har været rygter om at der vil
blive stillet forslag om at Søholm 4H bliver ekskluderet
ved det kommende landsmøde på grund af manglede tilslutning
til Winkas. Det har medført til at landsformanden Henrik
har haft et møde kun med Steen, hvor de har drøftet
forskellige modeller for tilslutning til Winkas medlemssystemet.
Der er nu 2 forslag som skulle kunne imødekommes af landsledelsen.
1. Der skabes en elektronisk forbindelse mellem vores eksisterende
system og Winkas, hvor informationer om medlemsskaber kan overføres.
2. Vi anvender vores eget Winkas system, og medlemsinformationer
overføres fra os til det eksisterende Winkas.
Steen arbejder videre med den løsning, hvor vores medlemssystem
bliver integreret med Winkas, i det omfang, der er nødvendigt
for at landsledelsen kan leve med det. Bestyrelsen giver Steen opbakning
til at arbejde videre med en løsning.
Ad.5. Årets aktiviteter og opgaver.
Steen udsender børneattester til alle ledere den kommende
tid.
Alle tilmeldinger til foreningen og holdaktiviteter sker nu via
hjemmesiden og systemet foreningslet og opkræves på
dankort eller kreditkort. Systemet aflaster meget, fx behøver
vi ikke sende rykkere ud, da man kun kan tilmelde sig samtidig med
betaling.
Ungeholdet vil gerne lave et ”sovehold”, hvor man skal
overnatte forskellige steder i løbet af året.
Der afholdes juniorlederkursus i påsken. Tøseholdet
er i gang med at arrangere en sommerlejr i sommerferien, hvor der
bl.a. skal være ”Hunger Games” (overlevelsestur)
Ad.6. Planlægning og arbejdsfordeling.
PR udvalget (Nicoline, Emilie og Lene) vil gerne fortsætte
arbejdet.
Nina og Nicoline vil gerne være med i aktivitetsudvalget –
Jette indkalder til møde.
Ledergruppen består af Ole, Karen og Steen.
Strategigruppen består af Frederik, Steen, Jette, Nicoline,
Trine
Grupper og udvalg modtager gerne flere interesserede.
Ad.7. Nedsættelse af arbejdsgrupper.
Lene foreslår en forårsarbejdsdag. Ad hoc forårsarbejdsgruppe
nedsættes med Lene, Nina og Jette. Jette finder en dato og
gruppen aftaler nærmere via messenger.
Ad.8. Eventuelt.
Steen oplyser, at der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling,
hvor regnskabsåret 2017 Q4 skal godkendes.
ref. Jette
|