Bestyrelsesmøde den 12.3.2007

Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Til stede var: Steen Holm, Leslie Jensen, Pia Birkmann Jensen, Inge Jensen, Ole Jørgensen
Fraværende: Rie Iversen (suppleant), Magnus Persson, Ida Schneider og Nadia Rasmussen (juniormedlemmer)

Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Status projekter
3. Siden sidst
4. Økonomi
5. Planlægning af sæsson
· Hvilke hold startes
· Hvordan startes op
· Hvem laver hvad
6. Anvendelse af midler
· Gave
· Indkøb
· Særlig indsats
7. Næste bestyrelsesmøde - hvornår & hvem
8. Evt.

Referat fra sidste møde:
blev godkendt.

Status projekter:
Dyrepasningen:
Pia fortalte at, en af dyrepasserne er hoppet fra, tror at det er Vibeke. Hegnet fra haverne mod den nye stald er blevet åbnet.
SMS-listen:
Er ikke helt klar endnu, Vi afventer den nye medlemsregistrering hvor alle mobilnumre indsamles.

Siden sidst:
Underskrevet regnskab fremskaffet fra den gamle bestyrelse og fremsendt til kommunen sammen med ansøgninger om medlemstilskud. - Der forventes først meddelelse om tilskuds størrelse i april.
Udsendelse af "Hva' ska' vi lave" med mail og breve til alle medlemmer.
Hjemmesiden hold opdateret med massere af information fra Amt og Landskontoret - Det bliver ikke fordelt på anden måde for at undgå at vores medlemmer drukner i information.
Kræftens bekæmpelse, anmodning om indsamlingshjælp. Det kræver voksen hjælp til organisering og hjælp for at aktivere vores ungdomsmedlemmer. Da ingen kan påtage sig opgaven besluttes det at skrive tilbage og melde fra.
Der er aftalt nyt møde med Edel lørdag kl 13:00 alle med mulighed for at deltage indkaldes, så kan vi lufte vores kaniner samtidig.
Amtsbestyrelsen indkalder til generalforsamlingen og efterlyser kandidater til opstilling. Vi beslutter at hver især at opfordre relevante vi kender til at deltage. Vi meddeler til Amtet at Bjørn har trukket sin kanidatur.
Skrivelse modtaget om 4H lotteri. Vi snakker med Anni om hun vil stå for det som tidligere.

Økonomi:
Vi kender ikke vores budget før kommunen har meddelt hvad der bevilges.
Medlemskontingent skal indbetales via giro og ikke kontant, idet det gør det meget nemmere at føre kontrol. Til næste møde fremlægges kasseren procedure for hvordan dette skal foregå.
Alle de forskellige hold bedes komme med budget til deres forventede udgifter.

Planlægning af sæsson:
Der er kommet mange tilbagemeldinger på "Hva' ska' vi lave".
Opstart af et Have- og Kaninhold på torsdage ser realistisk ud. Pia checker med Anders om han vil med på haveholdet og mener at Claus søster også vil deltage på Haveholdet. Inger vil deltage på Haveholdet, har før deltaget med bl.a. uddeling af frø.
Hundehold er der ingen instruktører til nu, Pia mener at kunne skaffe en instruktør til næste år. Vi kunne forsøge at starte op med at bygge spring til Agility. Herefter vil det være sansynligt at skaffe en instruktør til efteråret.
Et par juniorledere vil gerne starter et hestehold på Digelsgård her i foråret over 6 gange. Deres voksne vil gerne støtte op og supporte. Det vil blive noget dyrerere en normalt idet alle deltagere skal have en hest hver. Det besluttes at accepterer en udvidet holdpris således at en større del af udgifterne bliver dækket ved brugerbetaling.
Juniorlederne fra det tidligere rollespilhold vil gerne igang. Bjørn er fratrådt som voksen og andre har ikke medt sig. Vi besluttede at forsøge at opstarte holdet ved at indskærpe en forudsætning om at forældre melder sig som hjælpere i tilstrækkeligt antal.
Hjemmesidehold og Filmhold afventer konkrete ønsker og tilmeldinger.
Vi forsøger at få et Sommersjov op at stå, således at det kan bruges som grundlag for juniorledernes deltagelse i Nordisk lejr i Finland.
Mange voksne har meldt sig som hjælpere, det er meget positivt og lover godt. Der er dog behov for at øge aktiveringen.
Pia kommer med forslag til annonce for opstart af 4H aktiviteterne i Søholm sammen med prisoverslag.
Der udarbejdes en opgaveliste så hjæpere altid kan se hvilke opgave der kan hjælpes til med.
Forslag om at anskaffe sig nogle geder blev godt modtaget, dog vil vi godt være sikre på at vores nabo er indforstået med dette og vil deltage i fodring og pasning. Pia snakker med dem.
Arbejdsdag fastsat til søndag den 22. april kl 10:00 hvor vi klargøre hele området til den nye sæsson.
Have- og kaninhold opstartes torsdag den 26.april.
Ansvars- og rollefordeling ved hold uddelt.
Sammenhæng mellem Anvar og belønning/aktiviteter uddelt.

Anvendelse af midler:
Vi forventer at modtage en gave på omkring 10.000 kr.
Der foreslås at anvende dem til særlige formål som ligger ud over driften. Det vil f.eks. give en mulighed for at oprette et nyt Filmhold som der er stor interesse for.
Konkrete beslutninger udsættes til at vi har modtaget gaven.
Pia har fremsendt en liste med mangler. Vi opsamler yderligere behov på arbejdsdagen før vi indkøber.

Næste møde:
Den 2. april 2007 på Lilleskolen, herefter ude i haverne. (er efterfølgende aflyst)

Evt:
Intet