Bestyrelsesmøde den 21.5.2007

Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Til stede var: Steen Holm, Leslie Jensen, Ole Jørgensen, Rie Iversen og Magnus Persson.
Fraværende: Kristine Svendsen, Trine Søgaard og Nadia Rasmussen.

Dagsorden
1. Siden sidst
2. Status fra hold
3. Økonomi
4. Opgave liste
5. Sæson aktiviteter
6. Næste møde
7. Evt.

Godkendelse af referat:
Steen havde skrevet et referat fra sidete møde som blev gennemgået og godkendt.

Siden sidst:
Referat er udsendt kort efter sidste møde og ingen kommentarer er modtaget.
Medlemstilmeldinger til hold via hjemmesiden fungerer fint, herfra udarbejdes så holdlister så vi har styr på hvem der deltager på de enkelte hold.
Tilbud om køb af toiletskur er godkendt af bestyrelsen (via email) i den mellemliggende periode. Ansøgning er fremsendt til folkeoplysningsudvalget i kommunen om at dække køb, så sparer vi udgiften til leje fremover.
Venneforeningen har tilbud at låne os penge til mellemfinansiering hvis ansøgning ikke godkendes.
Bevilling fra DUF om tilskud til hundehold er aktiveret og vi påbegynder fremstilling af det nødvendige udstyr.
Symbolsk gave til den afgående formand i Amtet, som tak for lang og omfattende samarbejde, er bevilget i den mellemliggende periode.
CVR register opdateret med korrekt adresse information.
Hjemmesiden opdateret løbende med informationer om kurser og aktiviteter på sjælland, regionen og lokalt.
Vi studerede interesseret det indkøbte videokamera og ser frem til resultaterne fra filmprojekterne. Ole har leveret et stativ til formålet.

Status fra hold:

Kaninhophold.
Omkring 11 deltagere og stadig i fremgang.
Ole udarbejder en opfordring til forældre om at hjælpe lidt til som voksne support ved holdgennemførelserne så der er flere til at støtte op om de unge juniorledere Sarah og Signe som gør et stort stykke arbejde.
Det undersøges om der er mulighed for at deltage i konkurrencer og stævner i den kommede tid.

Havehold.
Der er omkring 5 deltagere. Louise og Line vil gerne have flere deltagere.
Opfordring udsendes til deltagere på rollespilholdet, om de har søskende eller venner som kunne være interesseret.
Pressemeddelese er udarbejdet om havehold og udsendt til Uge*nyt..
Vi besluttede at sætte grøntvognen istand så den kan bruges til at sælge grøntsager fra oppe ved vejen når der er havehold. Leslie checker om der er tilmeldt havekonkurrencer.
Rie vil gerne prøve at søge fonde om midler til en lille havetraktor. Dette for at skabe interesse hos mindre drenge for havehold. Bog fra tidligere kursus om fundraising fremfindes.

Multihold.
Omkring 15 deltagere.
Der er et stort ønske fra deltagerne om flere dyr.
Forslag modtaget fra holdleder om at låne 2 ponyer i sommerperioden. Omkostningen vil kun omfatte foder og lidt hegnforbedringer, ialt forventet 2-3000 kr. Evt. udgifter til dyrlæge, smed og lignende afholdes af hesteejerne.
Forslag godkendt. Vi håbet om at det vil medføre flere deltagere på holdene.

Hesteholdet.
Omkring 4-6 deltagere, er nu kun for drenge og er en stor succes.
Vi ser hvordan det udvikler sig og måske kan holdet gentages efter sommer.

Rollespilhold.
Omkring 25 deltagere og der forventer stadig flere deltagere.
Holdet kører fint med de energiske juniorledere Emil, Thomas, Rasmus og Christian.

Økonomi:
Tilskud modtaget fra kommune er noget mindre end ansøgt.
Nyt budget udarbejdet på dette grundlag hvor de forventede aktiviteter er lagt ind. Aktiviteter herudover vil vil søge afhold med en større grad af brugerbetaling.
Budgettet vedtaget. Kasseren kan disponere udgifter inden for disse rammer uden yderligere beslutning.
Der udsendes nu kontingentopkrævninger til medlemmer og holddeltagere. Vi forsøger at samordne opkrævning fra venneforeningen for at maksimere udbytte. Steen udarbejder forslag til tekst, så Leslie kan udsende opkrævningerne pr brev.
Selve medlemskortet vil blive udfyldt og underskrevet når der er foretaget indbetalinger.

Opgave liste:
Bagsiden af kaninstalden skal males grøn. Leslie indkøber maling.
Grøntvogn istandsættes.
Hegn forbedres til heste.

Sæson aktiviteter:
Venneforeningen vil gerne bistå med at lave en grilaften for at forældre kan få en chance.for at se foreningen og se og høre hvad der foregår på de forskellige hold.
Dagen fastsat til den tirsdag den 12. juni kl. 18:00
Man tager selv grilmad og drikkelse med.
Venneforeningen sørger for gril, salat, brød samt kaffe, the og kage.
De enkelte hold sørger for en aktivitet som eks. viser hvad der laves på holdene.
Vi håber på en rigtig hyggelig aften og beder om godt vejr.

Sommersjov afholdes i uge 27 (mandag-fredag 9:00-16:00) med Jette og Mikkel som holdledere og en række juniorledere som instruktører og hjælpere. Der efterspørges lidt ekstra voksenhjælp gerne på enkelte dage.

Der er et stort ønske om en sommerlejr (som sidste år) for alle i foreningen, men overnatning og en masse aktiviteter. Omkostningen forventes at ligge omkring 3000 kr og imødekommes.
Sommerlejeren afholdes den 5.-7. august arrangeres af juniorlederne, men voksenhjælp er nødvendig da der skal være aktiviter hele dagen overnatning forventes.
Det planlægges at gøre omfattende brug af udstyr fra Grejbanken.

25. august afholdes åbenthus / dyrskue hos os.

Næste møde:
25. juni kl 19:00 i haverne

Evt.
Tak for et hyggeligt og konstruktivt møde.

Ref:. Steen