Bestyrelsesmøde den 20.4.2009

Referat fra Søholm 4H´s bestyrelsesmøde på Humlebæk lille Skole den 20. april 2009.
Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Fremmødte: Ane Rasmussen, Ole Jørgensen, Steen Holm og Søs Johansen.

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

1. Siden sidst
2. Økonomi
3. Aktiviteter

Ad 1.

Generalforsamling 4H Øst
Steen deltog på generalforsamlingen, hvor det blev oplyst at regnskabet først bliver klart til efteråret.
Til mødet blev det oplyst, hvordan der skal søges om bevillinger til de forskellige aktiviteter i klubberne. Dette kan være en temmelig kompliceret og langvarig proces. Der var derfor enighed om at inviterer Hanne Larsen, konsulent fra 4H Øst, for at hun kan fortælle os, hvordan vi får del i bevillingerne.
Alle bestyrelsesmedlemmer i voksenbestyrelsen var interesseret i at deltage på mødet.

Nabosag
Kommunen har sat pilehegn omkring toilettet.

Hestekøb
På grundlag af en enig bestyrelse er der indkøbt to heste, efter en indstilling fra Multiholdet.
Hestene skal sælges igen til efteråret og venneforeningen har garanteret at dække et eventuelt underskud.

Børneattester
Vi overholder loven på området.
Der indhentes hvert år børneattest på alle som er fyldt 15 år og som deltager i Søholm 4H som bestyrelsesmedlem, instruktør eller hjælper.
Attester for 2009 indsedes løbende.

Forsikringer
4H har en Instruktørforsikring samt en ansvarsdækning af bedriften. Ansvarsforsikringen dækker bl.a. hestene i ubegrænset omfang i tilfælde af skader på personer eller materiel.
Deltagere på hold er IKKE dækket af vores forsikriger, skal selv sørge for fritidsulykke forsikring.

Ad 2.

Økonomi
Alle halvårshold er sat op til 200 kr. Steen har set på udgifterne fra 2007 og 2008 og kan se at regnskabet ikke går op med de forventede ekstraudgifter der er til bl.a. hestefoder, hegnspæle mm.

Fundraising
Steen vil indkalde Rie, fra venneforeningen, og Kristian, som er hjælper, til et møde for at få arbejdet i gang og undersøgt potentialet. Det overvejes at indsætte en annonce på frivilligtjob.dk.

Ad 3.

Aktiviteter
Multiholdet er på plads. Holdet blev overtegnet på 4 dage. Der er 30 deltagere. Hvis der melder sig to instruktører mere, vil det være muligt at dele holdet.

Rollespil
Holdet mangler at udarbejde program og liste for voksenhjælp.
Rollespillerne har meldt ud, at de er klar til start.
Men på baggrund af erfaringerne fra sidste år, hvor mange deltagere faldt fra i løbet af sæsonen, mangler der måske lidt mere struktur.
En løsning kan være, at de låner/downloader historie og rollebeskrivelser og herefter lægger dem på hjemmesiden så de enkelte spillere kan sætte sig ind i historien og deres rolle inde de mødes i Kejserdal.
De kan evt skiftes til at være Game Master - Den der sætter historien op og sørger for at spillet fungerer.
Instruktørerne skal forsøge at være klar til den 28. april. Inden da skal annonce vedr. tilmelding sendes ud.

Kaninhop.
Holdet mangler at udarbejde program og liste for voksenhjælp.
Forventer at være klar snart.

Nordisk Lejer
11 unge fra Søholm har tilmeldt sig.
4H Søholm har bevilliget 300 kr pr person og 4H Frederiksborg venneforeing bevilliger 300 kr pr person.

Det resterende skal indtjenes ved bankospil den 28.5 samt ved salg af 4H-lodsedler. Omkring 1/3 betales af egen lomme. Bankospil skal annonceres senest 3 uger før afholdelse.

Næste møde den 18. maj 2009 kl. 19.00 - 21.00 på Lille Skolen

Referent: Ane