Bestyrelsesmøde den 10.3.2010

Referat fra Søholm 4H´s bestyrelsesmøde afholdt på Hunlebæk Lilleskole.
Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Fremmødte: Trine, Kristian, Stephan, Tobias, Søs, Steen, Ole, Anna, Ida.
Fraværende: Ane.

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

1. Siden sidst
2. Organisation
3. Aktiviteter
4. Økonomi
5. Evt.

Ad 1. Siden sidst

Referat fra sidste møde godkendt.

Økonomikursus: Kristian og Ole, tilmeldte økonomikursus (bl.a. projektmidler) blev aflyst, flyttet til den 24.3.
Landsdelskursus: ingen deltog fra Søholm.

Rapport fra kørende aktiviteter:
Våbenfremstilling: Søs, køre godt og har sidste gang på næste tirsdag. Overvejer at lave rustninger til efteråret. Der kan være tilskudsmuligheder til materialer fra DUF ved ansøgning. Udarbejd projektbeskrivelse og fremsendt til fundrasinggruppe som herefter søger.
Vinterhold: Steen, meget færre deltagere end i efteråret, men ellers en god afvikling med mange gode aktiviteter. Næste gang skal det sælges bedre før der startes op.
Pladsansvarlig; Søs, alt er i orden på arealerne.
Heste: Trine, Zeba er retur, ville ikke være i Norge. Er sat i optræning og ridning så den er klar til sommerhold.
Kaniner: Trine, har det fint også i kulden, enkelte kaninpassere springer over uden at give besked :-(
Jette strammer op med foderkontrol.
Fundraising: Kristian, Ansøgning om reparation af kaninstald er sendt til Johannes Fogs Fond, svar forventes i løbet af ugen. Ansøgning om udekøkken, køkkenudstyr, telte, er sendt til Friluftsrådet, svar forventes først om 3 måneder.
Bemærk Logo konkurrence som slutter den 1.4.2010, skal bruges til støttemærkat for fundraising. Gummistøvler indgår nu også som præmie.

Dyrskuemøde: aflyst, ingen tilmeldinger. Ny tidspunkt bliver den 29.3 kl 19:00. Rettes på hjemmeside.
Forældremøde om sommeraktiviteter: aflyst, ingen tilmeldinger. Ny tidspunkt bliver den 30.3 kl 19:00. Der skrives også personligt til tidligere hjælpere.
Arbejdshold: aflyst, kun Ole og Steen tilmeldte. Ny tidspunkt bliver den 27.3 kl 11:00. Rettes på hjemmeside.

Årsnåle: der er lavet et spørgeskema på 4H.dk hjemmeside. Opfordring om at give vores mening tilkende om at vi fortsat ønsker de sædvanlige 1-10 års nåle i modsætning til nyt forslag om kun nåle med årstal.

Ad 2. Organisation

Målsætning: ballanceret ansvarsfordeling i betyrelsen - Uddelegering af opgaver udover bestyrelsen - god og løbende kommunikation både internt og externt.

Forslag om at der laves et mini medlemsblad. Anna og Ida vil stå for det og kommer hurtigt med et forslag.

Ad 3. Aktiviteter

Rolleleder kursus: Stephan og Søs, finder ud af om de kan mønstre 5 deltagere så kan det afholdes i Humlebæk.
Ungeweekend: Planlægningsmøde afholdes den 11.3 om en ungeweekend i april, Steen deltager med de fremlagt emneforslag. Stephan, Anna og Ida sms'er om de kan deltage.

Sommersjov i din tidligere form foreslås erstattes med en ½uge lejrtur for klubben rund om på sjælland.
Trine & Tobias laver en lille salgstekst, for at omtale og søge hjælpere.
Søs og Kristian undersøger bland rollespillerne om der er basis for et sommersjovhold.

Sommeraktiviteter: Der foretages personlig henvendelse til omkring 15 tidligere hjælpere for en afklaring om, deltagelse - program - materialer, på nyt møde den 30.3

Trine foreslår et Fotohold. Trine og Kristian laver et oplæg til program, gennemførelse og materialebehov.
Rollespilhold igangsættes snarest. Søs og Stephan laver revideret programforslag snarest. Steen sender det tidligere program til dem.
Kaninkørekort kursus: Anna og Ida vil gerne, men skal lige på et kursus først. Landsdelkurset blev ikke nået.
Steen undersøger om der afholdes andet kursus evt. uden for sjælland.
Kristian foreslår et Filmhold: Anna har forslag til temaer. Kristian kommer med et oplæg til næste møde.
Kristian foreslår nogle hyggeafter ude i haverne, når sommerholdene er kommet i gang.

Ad 4. Økonomi

Der er fremsendt ansøgninger til kommunen om medlemstilskud for 2010 og lokaleudgifter fro 2011. Omkostninger til lejr og uddannelse skal nu ansøges efter afholdes og kvartalsvis, så vi ved ikke på forhånd om i hvilket omfang at udgifter kan dækkes.

Likviditetet er god fordi vores nye medlemstilbud om billigere kontingent ved samlet betaling benyttes, samt at kommunen nu betaler forud for vores lokaleudgifter.

Gennemgang af økonomi ved etablering af hold:
Som hovedregel skal alle udgifter, evt. instruktør, materialer ol. betales ved holdbetaling.

Ole udarbejder budget til næste gang.

Ad. 5. Evt.

Mødet sluttede næsten til tiden 21:05 - meget flot !

Næste møde er den 14.4 kl 19:00

Referent Steen