Bestyrelsesmøde den 16.11.2010

Referat fra Søholm 4H´s bestyrelsesmøde afholdt på Humlebæk Lilleskole.
Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Fremmødte: Joan Bakka, Stefan Hjerpe Petersen, Ida Christensen, Karen Wibe Enevoldsen, Ole Jørgensen, Steen Holm, Alberte Hjerpe Højberg, Emma Elisabeth Nielsen, Tobias Løvgren Madsen og Trine Holm Søgaard.

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

1. Opstart
2. Konstituere bestyrelsen
3. Fastlægge arbejdsform (forretningsorden)
4. Fastlægge mødedatoer og hovedaktiviteter for 2011
5. Eventuelt

ad 1. Opstart

Vi startede med at lave kaffe og the og skære den hjemmebragte kage ud.
Herefter lavede vi en præsentationsrunde hvor alle deltagere præcenterede sig selv, deres tilknytning til 4H, deres erfaringer med bestyrelsesarbejde og deres forventninger til den kommende periode.
Børneattester blev udfyld for den som ikke havde udfyldt endnu.
Bestyrelseslisten blev opdateret med hensyn til adresse, tlf og mail adresser.
Tobias er blevet indvalgt i 4H landsledelse.
Årsnålene som vi uddeler til vores generralforsamling vil udgå, men bliver formodentligt erstattet af årstalsnåle. Vi har forsøgt at undgå dette, ved forgæves at stemme i mod.
Vi har dog nu en beholdning til de næste 4 år, så vi kan afvente og se hvad der kommer i stedet for.

ad 2. konstituere bestyrelsen

Ole Jørgensen blev valgt som kasser.
Steen Holm blev valgt som formand.
Evt. fastlægning af specifikke poster og opgaver bliver foretaget næste gang.

ad 3. fastlægge arbejdsform (forretningsorden)

Vi blev enige om at starte bestyrelsesmøder kl 18:30 og på Humlebæk Lilleskole når vi ikke kan være i haverne.
Vi skifter mellem mandag, tirsdag og onsdag og en gang om måneden
beslutninger kan tages indtil 21:00, herefter kan mødet fortsættes med planlægning og aktiviteter i det omfang der er behov og lyst til dette.
Vi starter altid med en let måltid. Joan køber ind til næste gang.

ad 4. fastlægge mødedatoer og hovedaktiviteter for 2011

Kontingent

Kontingent for næste periode diskuteret.
Kontingentopkrævning for næste år bliver 400 kr opkrævet med 100 kr pr kvartal.
En særlig kontingentsats for unge på 18-25 under uddannelse vil blive 75 kr.
Der arbejdes med en samarbejdsaftale med Humlebæk lilleskole som skal forbedre mulighed for at dele faciliteter og resourcer.

Hovedaktivitetsplan

Årsplan fastlagt for hovedaktiviteter (arbejdsdage, grillaften, åbenthus, generalforsamlinger). Bliver lagt ud på hjemmesiden.

Mødeplan

Vi fastlagde bestyrelsesmøde for hele næste bestyrelsesperiode.

Udvalgte aktiviteter

Juniormedlemmerne gik afsides for at planlægge den kommende julefrokost den 11.12.2010.
Ida og Emma vender tilbage med en invitationsskrivelse som skal udsendes til medlemmer.

ad 5. Eventuelt

Bilag til Ole.
Afslutning med at tage foto af de nye bestyrelsesmedlemmer til hjemmesiden.
Næste møde er den 6.12.2010

Til næste møde

Dette referat underskrives, for at dokumenterer valg.

Til næste bestyrelsesmøde udsender Steen dokumenter til diskussion:
- arbejdsplan for 2010/11
- forretningsorden

Forretningsorden fastlægges endeligt:
- kommunikationsformer udartil
- kommunikationsformer intern

Aktiviteter:
- aktiviteter, hvordan vi skal koordinere og følge aktiviteter
- aktiviteter på andre tidspunkter
- forberedende aktiviteter, pløjning ol.
- forældrearbejde (vedligehold/reparation)
- underudvalg/grupper
- børneråd (Joan)
- Vi skal til USA (Emma)
- forslag til aktiviteter

Udestående/opgaver:

• skurvogn på Kejserdal: repareres, males, understøttes
• efter/forårs pløjning af havestykke
• internet forbindelse
• økonomi/kontingentsystem igangsættes

Referent Steen