Bestyrelsesmøde den 6.12.2010

Referat fra Søholm 4H´s bestyrelsesmøde afholdt på Humlebæk Lilleskole.
Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Fremmødte: Alberte, Emma, Joan, Karen, Ole, Sten, Stefan, Tobias
Fraværende: Trine og Ida

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

Dagsorden
1. Siden sidst
2. Organisation
3. Aktiviteter
4. Økonomi
5. Eventuelt

Udover de faste punkter blev følgende emner/aktiviteter taget op
Fordeling af arbejdsopgaver
Forretningsorden, flere ting fastlægges
Kommunikation, intern og externt
Nye aktiviter, hvordan skal de opstartes, hvem tager ansvar
Udestående punkter fra sidste møde

De vigtigste beslutninger angik:

1) Kommunikation, internt og eksternt
Vi var enige om, at ikke alle medlemsgrupper kan nås via email eller hjemmesider, især skal der fokuseres på at gøre noget for at nå ”ungdomsgruppen” der typisk er over 13 år.

Tobias fik til opgave at udarbejde forslag til facebook profil samt udarbejde et oplæg til hvorledes kommunikation kan foregå. Der er sendt et forslag ud.

2) Fordeling af arbejdsopgaver
Steen forklarer at der tilgår 4H en del informationer fra eks. andre 4H afdelinger og hovedorganisation og det er aftalt at denne information skal tilgå Joan, og at Joan sørger for den videre kommunikation til medlemmer og bestyrelse.

Det er også aftalt at det ærefulde erhverv at være referent på vores bestyrelsesmøder skal gå på skift mellem alle medlemmer i bestyrelsen. Referat sendes til Steen.

3) Igangsættelse af nye aktiviteter
Det er aftalt, at alle i bestyrelsen kan tage ansvar for at der igangsættes aktiviteter. Vi blev ikke færdige med at tildele ansvarsområder til bestyrelsesmedlemmerne, såsom hvilke bestyrelsesmedlemmer, der skal stå for kontakten til de holdansvarlige.

Der blev dog aftalt at der skal køre vinterhold på følgende 4 tirsdage:
25/1, 8/2, 22/2 og 8/3.

Vi bør alle forsøge at finde personer, der gerne vil stå for et hold. Der ønskes aktiviteter der tiltrækker både piger og drenge, krudtugler og fingernemme og bestyrelsen ser gerne at der er computerhold, kreahold, rollespil/warhammer, tegning el lign sammen med aktiviteter, der er mere leg og af fysisk karakter, eks. sørøverleg. Det blev også aftalt, at der skal være mulighed for at skifte hold og at man på samme tirsdag kan deltage både i en stillesiddende aktivitet og en krudtugleaktivitet.

Af nye ideer til hold er der foreslået ridemærke, noget om pasning af dyr (kaniner og/eller heste).

Steen sender mail ud om vinterhold i uge 50.

Steen informerede også om at der foregår rigtig mange aktiviteter i andre klubber, som vi skal være bedre til at koble os på. Joan vil blandt andet forsøge at lave et besøg hos 4H i Teestrup/Haslev (sydsjælland), der har nogle rigtige fine faciliteter og mange dyr.

4) Oplæring
Der gik også en del tid med oplæring i den fornemme disciplin i hvorledes planlagte aktiviteter i 4H altid føres ud i livet – for hvis vores medlemmer oplever at vi gentagne gange aflyser aktiviteter – så kan det udarte sig til at medlemmerne forventer at dette vil ske, og derfor ikke melder sig til – siger Steen. Vi glæder os alle til at høre om Sten’s ihærdige og tålmodige oplæring resulterede i afholdelse af den ”planlagte” julefrokost for de ”unge”.

5) Næste møde
Stefan har lovet at medbringe noget sundt til at mætte vores sultne maver, og Karen vil så medtage noget af det, der forsøder vores møder.

Steen fremsender dagsorden.

Referent:
Joan Bakka