Bestyrelsesmøde den 12.9.2011

Referat fra Søholm 4H´s bestyrelsesmøde afholdt i Søholm haverne.
Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Fremmødte: Steen, Ole, Tobias, Trine, Karen, Stefan
Afbud på dagen:Joan, Alberte
Fraværende: Ida, Emma

Dagsorden:

1. Siden sidste
2. Økonomi
3. Generalforsamling
4. Opgaver
5. Instruktører
6. Aktiviteter

Beslutninger og diskussioner gennem mødet

Ad 1. Siden sidst

Referatet fra sidst blev godkendt.
Arbejdsdag: Stefan, Alberte og Steen som deltager. Der blev tømt skraldespande og ryddet lidt op.
Åbenthus arrangement: Var meget vådt og med få deltagere. Alle udtaler at det var en særdeles hyggelig dag.
Mølledag: få familier deltog i vores kaninhop, Jette, Trine og Steen arrangerede.

Ad 2. Økonomi

Regnskab pr. 30.9.2011 viser stort overskud, men regnskab pr 31.12.2011 forventes at blive "0"

Forsøg på at lave en samarbejdsaftale Humlebæk Lille Skole er gået i vasken. Vi afsøger samarbejdsmuligheder med andre skoler eller institutioner så vores mange faciliteter kan blive udnyttet bedre.

Hesteparter er beskrevet og udsendt til alle medlemmer. Der er nu indløbet 3-4 ønsker om parter. Hvis der ikke hurtigt kommer ønsker på flere parter, annonceres i bredere kredse.

Hestetyper: Stefan ønsker en hestetype som der er yngre om med mere gang i, for at holde på de unge hestepiger. Stefan udarbejder til næste møde et forslag indeholdende financiering og forslag til partsordning. Trine står til rådighed med informationer om heste forhold. Karen står til rådighed med beregningsassistance.

Ad 3. Generalforsamling

Dato ønskes som fredag den 28. oktober.
Lokalemuligheder (strandvejskirken eller skoler) undersøges af Karen.
Andre muligheder er, bibliotek, ældrelokaler, festlokaler i hejrevangen eller torpenvangen.
Forslag til beretning udarbejdes af Steen til næste møde.
Der arrangeres halloween af Alberte, Ida (+Emma), Tobias er tovholder.
Steen skaffer bingoplader og præmier.
Mad aftales når vi kender lokaler.
Vi søger kandidater til bestyrelsesposter (alternativt til arbejdsudvalg) hos både juniorer og seniorer.
Ole planlægger at stoppe kasserarbejdet pr. 31.12.2011, vi søger derfor en som vil viderefører kasserarbejdet og som vil kunne være under "oplæring" indtil 31.december.

Ad 4. Opgaver

Opgaver som står i kø for at blive udført:
oprydning på området, oprydning i skurvogn, vand installation, elinstallation, udskift tag, lægge fliser, skrald, genopretning efter jordarbejde, indkøb, opstilling køkken, indkøb, opstilling telte, klargøring haver, vedligehold skurvogn kejserdal.
Stefan udarbejder en planer og indkaldelser til en række arbejds"fester", som udsendes snarest.
Trine tilbyder samtidig at arrangerer voltigeringsaktiviteter for børnene. Andre må gerne melde ind med andre samtidige aktiviteter for børnene.

Ad 5. Instruktører

En af de afgørende forudsætrninger for et større aktivitetsudbud er flere instruktører. Vi skal finde metoder til at finde og udvælge instruktører.
Forslag om at en instruktør-funktion alle suppleres med en facilitator (eks senior som hjælper med at det praktiske og koordination til bestyrelsen. Derved bliver det mere overkommeligt og attraktivt at være instruktør.

Ad 6. Aktiviteter

Vi forsøger at styrke den aldersopdelte aktivitetsprofil.
8 - 12 årige, forældre styret.
12 - 16 årige, styret af juniorledere (1+2) med voksen support
16 - 25 årige, styres af junioledere (3) med selvstændig budget og voksen bistand

Udestående aktivitetsforslag beskrives og tidssættes snarest (filmaften, drengeaktiviteter)
Der indkaldes forslag til aktiviteter og instruktører til kommende vinterhold.

Forslag om at hjælpe med ældrehaver det næste år blev diskuteret. Positiv indstilling,. Steen undersøger behov og muligheder nærmere.

Næste møde: Mandag d. 4. oktober 18:30 i Søholm haverne.

Referent Steen