Bestyrelsesmøde den 4.10.2011

Referat fra Søholm 4H´s bestyrelsesmøde afholdt i Søholm haverne.
Sammenfatning af de vigtigste beslutninger.

Fremmødte: Steen, Ole, Tobias, Trine, Karen, Joan
Afbud: Stefan og Alberte
Fraværende: Ida, Emma

Dagsorden:

1. Siden sidst
2. Økonomi
3. Generalforsamling
4. Opgaver
5. Aktiviteter

Beslutninger og diskussioner gennem mødet

Ad 1. Siden sidst

Referatet fra sidst blev godkendt.
Juniorleder har i Nivå centret (Nivå fonden) modtaget en donation på 2750 kr til korn-valse og -kværn.
Der har været besøg fra Landsledelsen (Rikke og Hans Christian) for at besigtige vores dyrehold. Stor tilfredshed blev udtrykt.
Samarbejde om ældrehaver er ved at blive formaliseret.

Ad 2. Økonomi

Budgetopfølgning.
Forventninger er justeret med hensyn til udgifter og indtægter i 4.kvartal efter bedste viden på nuværende tidspunkt. Årsresultat forventes nu at være et overskud på omkring 6000 kr i forhold til vores budget fra 1.1.2011 på 7000 kr.

Årsregnskab, gennemgået overordnet, men udsendes til alle bestyrelsemedlemmer. Herefter klar til revision således at vi kan nå at underskrive inden generalforsamlingen.

Ændring af regnsskabsprincip.
Bogføring af udgift af staldleje for 1.kvartal er tidligere afholdt i 4.kvartal pga forudbetaling.
Fremover bogføres denne udgift i 1.kvartal. Denne bogføringsændring blev godkendt af bestyrelsen. Note påføres regnskab.

Opfølgning på hesteparter. Vi har nu indgået så mange aftaler, at vi har opnået første mål. Der er stadig mulighed for at indgå flere aftaler.
Steen prøver til næste møde at lave en isoleret økonomisk opstilling over den samlede hesteøkonomi.

Ad 3. Generalforsamling

Dato er fastsat til fredag den 28. oktober.

• Karen har skaffet et godt og stort lokale på Humlebæk skole.
• Steen fremlagde forslag til beretning, den blev læst og diskuteret, og herefter vedtaget.
• På valg er voksenrepræsentant: Steen (modtager genvalg) Alle juniorrepræsentanter: Trine og Tobias genopstiller.
• Steen spørger Ida og Alberte om de genopstiller og spørger nogle flere.
• Steen skriver om at vi har behov for en kassererfunktion pr 31.12.2011.
• Steen har har skaffet banko-plader.
• Steen udsender indkaldelse til alle medlemmer ved mail samt opslag på hjemmeside.
• Vi laver den samme menu som tidligere, Skinke, flødekartofler samt salat og brød.
  Steen køber det hele ind.
• Trine sørger for præmier til konkurrencer og banko.
• Trine sørger for indkøbsliste til drinksbar og farvet candyfloss.
• De mindre juniorledere passer baren, Trine er indpisker.
• Karen og Joan møder kl 16:00 og organiserer tilberedning.
• Haloween-natteløb arrangeres af de største juniorledere, Tobias er indpisker.
• Halloween udsmykning foretages af Alberte, Ida (+Emma), Tobias er tovholder.
• Jette undersøger om vi har haloween oppyntning.
  

Ad 4. Opgaver

Der indkaldes til en arbejdsdag "arbejdsfest" hvor vi samtidig arrangerer nogle aktiviteter for de unge.
Arbejdsfesten bliver søndag den 30. oktober kl 10:00-14:00.
Arbejdsopgaver: klargøring af haver før pløjning, oprydning; Steen udsender mail og opdaterer hjemmeside.
Aktiviteter: konkurrencer, kaninhop
Karen skriver en tekt til konkurrence.
Alberte og Ida arrangerer kaninhopaktiviteter og skriver en tekst til indkaldelse.
Stefan udarbejder arbejdsbeskrivelser til dagen.

Ad 5. Aktiviteter

Vinterhold; forsøges gennemført tirsdage i ugerne 43,45,47
Aktiviter som forsøges opretttet med instruktører:

• Warhammer, Hanne
• Kreahold, Joan
• Tegne/malehold, Trine
• Madhold, Joan spørger Ulla
• Computerhold. Tobias

Steen indkalder med behovsanalyse til aktiviteter og instruktører til kommende vinterhold.
Karen undersøger muligheder for passende lokaler på Baunebjergskolen

Næste møde: Mandag d. 16. november 18:30 i Søholm haverne.

Referent Steen