Bestyrelsesmøde den 5.3.2012

Møde afholdt på Humlebæk skole (skolekøkkenet)
Fremmødet: Trine, Tobias, Steen, Joan, Karen, Ole
Afbud: Anne

Dagsorden
1. Siden sidst
2. Økonomi
3. Organisation
4. Aktiviteter
5. Evt.

ad.1.
Referat fra sidste møde godkendt.
Institutionsaftale er udarbejdet til Langebjergklubben.
Projekt: "fra frø til bord" er færdigfinancieret, indkøb påbegynder nu.
Projekt: " Relationer med heste" er et nyt projekt som påbegyndes fundracing nu.

ad.2.
Tilskud fra kommunen gennemgået.
Væsentligst er reduktion af posterne Uddannelse og Lejr.
Ansøgning om udvidelse af lokaleomkostninger er ikke imødekommet.
For at få budgettet til at hænge sammen er prisstigninger på visse aktiviteter annonceret.
(hesteaftaler og anvendelse)
Budget for 2012 fremlagt og godkendt.
Det undersøges om vi kan forsikre heste for omkostninger ved sygdom.
Ønske om månedlig rapportering af realiseret regnskab i forhold til budget.
Steen og Ole udarbejder et forslag til form til næste møde.

ad.3.
Skema med personlige interesseområder ved bestyrelsesarbejde udfyldt af alle fremmødte.
Steen udarbejder på dette grundlag, oplæg til organisationstilpasning til næste gang

ad.4.
Multihold+8 er nu færdig designet, instruktør, indhold og budget er fastlagt. Er slået op på hjemmesiden.
Voltigering for begyndere, er færdig udarbejdet af Trine. Er slået op på hjemmesiden.
2 Geocachinghold er fastlagt med dato og program. Er slået op på hjemmesiden.
Vinterhold er aflyst og erstattes af Klar-Parat hold (instruktør og indhold er fastlagt) som kan opstartes lige så snart at der er tilmeldinger nok.
ZOO tur i juni, der foreligger en kontrakt til godkendelse, Steen behandler denne hurtigt.
Roskilde dyrskue, planlægningsmøde i morgen. Jette og Steen deltager. Søholm 4H byder ind på ansvar for smådyrs ringen, som sidste år. Aktiviteter målrettet mod dyrskuerne indarbejdes i holdaktiviteterne (fremvisning, pasning, viden, konkurrencer)
Sommersjov kan laves som et par dage lige før sommerlejr i Søholm. Det undersøges om et Sommersjov sidst i sommerperioden kan være en god ide. Trine udarbejder et oplæg til program og datoer. Herefter melder vi ind med deltagelse.
Multihold+12 er under forberedelse af Joan. Modtaget indput og ideer til indhold og form. Vi afventer plan og budget så det kan slås op på hjemmesiden.
Karen foreslog en folder som kunne anbringes ved "havelågen" så forbikommende kunne få uddybende information.

ad.5.
Næste møde er den 12.april kl 18:30, vi satser på at det afholdes i rytterstuen på Toftegården.

Referent Steen