Bestyrelsesmøde den 8.5.2012

Bestyrelsesmøde afholdt i Søholm med følgende deltagere:
Karen, Stefan, Joan, Steen, Ole, Tobias, Trine, Anne

Dagsorden
1. Siden sidst, godkendelse af referat
2. Organisationsændring
- endelig fastlægning af struktur og gruppeopdeling
3. Arbejde i de forskellige grupper påbegyndes

Ad 1. Siden sidst

Referat fra sidst godkendt.
Årsprogram udarbejdet i folder-form. Udsendt til alle medlemmer og omdeles på hold.
Karen og Peter laver en plexiglas postkasse som opsættes på hegn mod vej. så kan interesserede tage en folder.
Multihold+8 har nu 19 deltagere
Multihold+12 har nu 6 deltagere
Geocachinghold nr1 er aflyst
Voltigeringshold er startet med 4 deltagere
Infomøde for forældre om Roskilde dyrskue afhold, men uden deltagere.
Klarparat dyrskue, hvor vi orientere om regler og mønstring afholdes snart.
Roskilde dyrskue tager en del tid med planlægning. Vi tager den samme plads som sidste år med den lille plads ved indgangen til 4H området. Vi skal holder aktiviteter i gang hele pereioden.
Vi rykker for tilmelding til dyrskuet med sidste frist 10. maj.
ZOO aftenrundvisning, tilmeldinger videresendes til Karen i Steen's ferie. Afmelding skal foretages senest 8 dage før.

Der bliver ingen særaftale med Humlebæk Lille Skole om skole aktiviteter på området, på trods at de er tilbudt en særdeles fordelagtig kontingentbetaling. Der opfordres i stedet til almindelig medlemsskab og deltagelse på ordinære hold for dem der er interesseret i natur og frisk luft.
Ældrehaverne er nu i gang, og vi har modtaget en gave fra dem på 1000 kr :-)
De er også inviteret til at deltage i grillaften.
VI har indkøbt en hønsegård, som forventes opsat meget snart. Der er planlagt indkøb af silkehøns.
Nogle ny marsvin er flyttet ind i kaninburene.
Vandrende pinde er på vej. Jannik har skaffet glasbur.
Et nyt spændende projekt ser dagens lys efter sommerlejren. Udeskole i Søholm 4H.
Vi planlægger udeskole med professionel og alternativ indlæring helt efter 4H's målsætning "at lære ved at udføre". Forhåndsinteressen er stor og der er stor bevågenhed fra mange side.
4H Sommersjov bliver oprette i kommunens sommerprogram. Vi finder nogle som vil være instruktører.

Projekt: "Fra frø til bord" er færdig financieret. Indkøb afhænger af, hvordan midler frigives fra Friluftsrådet.
Nyt projekt: "Relationer med heste", fundrasin er påbegyndt og de første bidragsydere er fundet, så det tegner godt.

Ad 2. Organisationsændring

Opdeling i udvalg/grupper efter de enkelte bestyrelsesmedlemmers interesser blev vedtaget.
Den daglige drift og administration varetages af Ledergruppen.Som også vi sørge for at de herreløse opgaver bliver udført evt. ved betaling.
Den ideologiske målsætning og opfølgning varetages af 4H gruppen. Møder typisk lige efter og før generalforsamling. Det vil være naturligt at foreningens beretning og fremtidsplan skrives her.
Aktivitetsgruppen varetager planlægning og igangsætning af alle vores aktiviteter og hold.
Kommunikaitonsgruppen sørger for at omverdenen bliver bekendt med alle vore fantastiske aktiviteter. Det er vores håb at det vil medvirke til skabe en tilgang af både medlemmer og instruktører.

Ad 3. Opstart af organisation og aktiviteter

Ledergruppen består af: Steen, Ole, Karen
4H-gruppen består af: Steen, Ole, Karen, Anne, Trine, Joan, Tobias
Aktivitetsgruppen består af: Joan, Trine, Anne, Stefan og Steen
Kommunikationsgruppen består af: Tobias, Karen, Trine og Anne
Først nævnte person i grupperne er tovholdere)

Alle gruppen er selvsupplerende og kan rekruterer yderligere deltagere blandt forældre og instruktører.
Alle omkostningskrævende aktiviteter skal budgetgodkendes af ledergruppen før iværksætning.
Alle grupper har en tovholder som sørger for aktivitet og statusmelding til ledergruppen.
Alle grupper organiserer arbejdet efter eget ønske.
Alt indrapportering og informationformidling foretages via vores intranet.

Alle grupper ønskes en god opstart og dermed er dette bestyrelsesmøde det sidste af sin art.

Referent Steen